Literatur überall

Wer meine Videos schon eine Weile verfolgt, erinnert sich vielleicht an das Video, in dem ich beschreibe, wie ich mit Zotero und einem WebDAV-Server meine Literatur auf iPad und Computer synchron halte. Leider stützte sich dieser Workflow auf eine App, die nicht mehr weiterentwickelt wird und funktioniert daher nicht mehr richtig. In diesem Beitrag zeige ich euch, welchen Workflow ich nun verwende: Er ist flexibler und vor allem: fast vollkommen plattformunabhängig!

Hier eine kurze Liste, was ihr alles braucht:

1. Zur Literaturverwaltung: Zotero.
2. Damit alles in jedes System übertragbar ist: das ZotFile Plugin.
3. Und um alle Dateien überall hin zu übertragen: Einen beliebigen Cloud-Speicherdienst, der auf allen gewünschten Endgeräten abrufbar ist.

Wichtig: Es geht hier nicht darum, deine Literatur überall verwalten und zitieren zu können, sondern darum, dass ihr auf jedem Endgerät eure Volltextsammlung parat habt, sie lesen und in den (meistens PDFs) markieren und kommentieren kannst.

Zotero. Warum eigentlich?

Zotero ist eine Literaturverwaltungssoftware, die jedem kostenfrei zur Verfügung steht. Ich habe mich schon recht früh für Zotero und gegen einige andere Tools entschieden, und je mehr ich damit arbeite, desto besser finde ich diese Entscheidung. Die wichtigsten Punkte im Vergleich zu konkurrierender Software sind:

• Im Gegensatz zu Citavi gibt es Zotero auch für den Mac. Für mich (als Mac-User) ein absolutes K.O.-Kriterium. 
• Zotero ist kostenfrei und man kann es bei Bedarf auch ganz ohne Account oder Cloud nur lokal auf einem Computer verwenden.
• Gegen Mendeley spricht, dass die Software dem Verlag Elsevier gehört—wer im letzten Jahr die Debatten um die Wissenschaftsverlage und deren Umgang mit den Bibliotheken verfolgt, weiß, dass dieser Umstand nicht besonders förderlich ist.
• Bookends wäre zwar schön, wurde mir von einigen Seiten auch empfohlen, ist aber ausschließlich auf dem Mac zu Hause. Sollte ich irgendwann wieder auf einer Windows-Maschine arbeiten, müsste ich meine Bibliothek umständlich migrieren und mich neu aufstellen.
• Außerdem kann ich über Zotero (da es ja gratis ist) mit Studierenden Literatureinträge teilen, was spätestens dann hilfreich ist, wenn ich Studienarbeiten betreue oder studentische Hilfskräfte mit mir /für mich recherchieren.

Soviel dazu. Ich kann in Zotero an jeden Eintrag ein PDF anhängen. In der Regel ist das der Volltext einer Quelle: ein Zeitschriftenartikel, ein Buchkapitel oder eben auch ein ganzes Buch. Da ich meine Datenbank auf zwei Computern brauche, muss ich sie synchronisieren. Das mache ich der Einfachheit halber über den Dienst von Zotero direkt. Das funktioniert reibungslos und unkompliziert. Allerdings bekomme ich dort nur 300MB Speicher gratis für meine Dateianhänge. Gerade wer umfangreiche eBooks verwaltet, weiß, dass das schnell eng wird. Meine Bibliothek ist derzeit knapp 800MB groß, Tendenz: wachsend.

Auftritt ZotFile.

Volle Kontrolle mit ZotFile

Mit dem Plugin ZotFile könnt ihr bestimmen, wo Zotero die angehängten PDFs abspeichern soll. Die Installation des Plugins (das ihr euch im .xpi-Format hier herunterladen könnt) geht schnell über die Bühne. Die Anleitung auf der Plugin-Seite hilft bei den Schritten. Anschließend könnt ihr in den ZotFile-Einstellungen einen Pfad auf eurer Festplatte angeben, wo ZotFile an Einträge angehängte Daten ablegen soll. Und genau hier liegt die Stärke des Plugins: Dieser Pfad kann auf eine Dropbox, GoogleDrive, OneDrive, iCloud Drive oder sonst einen anderen Cloudspeicherdienst verweisen. Außerden könnt ihr mit ZotFile eure Dateianhänge automatisch nach (selbst) definierten Regeln umbenennen. Niemand will PDFs mit kryptischen Zeichenfolgen als Dateinamen.

Die Namen werden automatisch nach den Metadaten in eurer Zoterobibliothek generiert. Ich benenne meine nach [Autor]_[Jahr]_[Titel der Publikation]. So finde ich bestimmte Einträge schnell und habe auch immer parat, auf wen ich mich da gerade beziehe. Die Liste mit Platzhaltern ist ebenfalls auf der Seite von ZotFile selbst gut dokumentiert. Beim Import eines PDFs in eure Bibliothek, müsst ihr über einen Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen und die Funktion „Anhänge Verwalten“ – „Anhänge umbenennen“ auswählen. ZotFile ändert dann den Namen der angehängten Datei gemäß den von euch voreingestellten Regeln und verschiebt die Datei an den Speicherpfad, den ihr in den Einstellungen angegeben habt—eben den Cloudspeicher eurer Wahl.

Und ab in die Cloud

So könnt ihr von überall auf eure Volltexte zugreifen. Und Markierungen, Annotationen in den PDFs werden gleich auf alle Geräte synchronisiert. Ideal für Leute wie mich, die bei vielen Gelegenheiten auf dem Tablet oder sogar manchmal auf dem Smartphone lesen, um (z.B. Warte-)Zeit zu überbrücken.

Die eigentliche Datenbank mit allen Metadaten liegt nach wie vor bei Zotero; bzw. Lokal, falls ihr die Datenbank nur auf einer Maschine braucht. Nur die Dateianhänge (PDFs) werden dann über die Cloud (eurer Wahl) synchronisiert.

Dieser Workflow sollte plattformunabhängig funktionieren: Zotero gibt es für alle drei großen Betriebssysteme: Windows, macOS und Linux. Das Plugin auch. Cloudspeicher-Dienste sind ebenfalls beinahe ubiqitär. Für mich ist das der ideale Weg, von überall auf meine Literatur zugreifen zu können.

Wie verwaltet ihr eure Literatur und Volltexte?

Nice to know:

ZotFile hat außerdem noch zwei weitere Funktionen, die hilfreich sind und die ich vielleicht in einem späteren Blogeintrag aufgreife:

• Bei sehr umfangreichen Bibliotheken kann es hilfreich sein, nicht alle Anhänge zu synchronisieren. Da verliert man ja den Überblick! ZotFile kann einen speziellen „Send to Tablet PC“ Ordner erzeugen, in dem ihr manuell eure „to-read-Liste“ erstellen könnt.
• Eng damit verbunden (nämlich bei der „Rückgabe“ aus dem Tablet-Ordner in die Bibliothek): ZotFile kann markierte Textstellen aus dem PDF in angehängte, separate Notizen überführen. Das bedeutet, wenn ich ein Buchkapitel lese und mir auf Seite 274 ein wichtiges Zitat markiere, kann ZotFile mir dieses Zitat extrahieren und versieht es obendrein sogar noch mit einer Seitenzahl (im PDF) und einem Hyperlink an die Stelle im PDF (zumindest am Mac, ob das unter Windows auch so reibungslos funktioniert, konnte ich noch nicht ausprobieren).